Miljö- och samhällsbyggnadsnämndens hantering av personuppgifter
Miljö- och samhällsbyggnadsnämnden ansvarar för dina personuppgifter som du lämnar och miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen hanterar dem.
En personuppgift är något som kan kopplas till en nu levande människa. Det kan vara namn, personnummer, postadress, fastighet, e-postadress, fotografi eller röstinspelning eller något annat som kan kopplas till en person.
Innan vi hanterar personuppgifter så anmäler vi personuppgiftsbehandlingar som beskriver hur vi hanterar uppgifterna. Det kan vara information om var de förvaras, om de ska gallras eller bevaras och vilka sorts uppgifter som samlas in och vilken laglig rätt vi har för behandlingen.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att kunna handlägga ditt ärende korrekt måste vi samla in dina personuppgifter. När du kontaktar miljö- och samhällsbyggnadsförvaltingen via e-post, använder våra e-tjänster eller liknande så lagras personuppgifterna du uppger så att vi ska kunna kontakta dig för svar. Miljö- och samhällsbyggnadsförvaltingen behöver också dina uppgifter för att uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag.
I de flesta fall har du själv lämnat in dina personuppgifter till oss för att hantera ett ärende för dig. Ibland kan de ha kommit in från någon annan än dig själv, såsom andra myndigheter. Kontakta kommunen om du har frågor om var dina personuppgifter har inhämtats från.
Uppgifter som vi behöver hämta
Beroende på ärendets karaktär när du kontaktar miljö- och samhällsbyggnadsförvaltingen kan vi komma att hämta in olika personuppgifter. Majoriteten av personuppgifterna som inhämtas kommer från den registrerade själv. Ibland kan uppgifter komma att hämtas från andra myndigheter, exempelvis Skatteverket, Länsstyrelsen, Lantmäteriet, Bolagsverket eller andra allmänna källor.
Dina rättigheter till information om dina personuppgifter
- Du har rätt att få veta vilka personuppgifter vi hanterar.
- Om vi har fel uppgifter har du rätt att få dem ändrade.
- Du har rätt att ta tillbaka ett samtycke du lämnat, det kan du när som helst göra utan att tala om varför.
På Integritetsmyndigheten webbsida kan du läsa mer om dina rättigheter.
När får vi behandla dina personuppgifter?
För att göra en personuppgiftsbehandling måste vi ha laglig rätt att genomföra den. Eftersom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen är en myndighet så sker de flesta behandlingar inom myndighetsutövning.
Vi behöver dina personuppgifter om du exempelvis behöver hjälp med en specifik fråga, ansöker om bygglov, anmäler ny eldstad, beställer en bygglovskarta, installerar en värmepump eller startar en restaurang eller något annat inom ramen för miljö- och samhällsbyggnadsförvaltingens verksamhet.
På miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen använder vi oss inte av automatiserat beslutsfattande.
Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Så länge de behövs i verksamheten kommer dina personuppgifter behandlas. Personuppgifterna kommer senare att hanteras enligt gällande lagkrav och gallringsregler och gallringsbeslut som miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen följer.
Personuppgifter som kommer in till kommunen blir i regel allmänna handlingar och dessa uppgifter får inte kommunen gallra eller bevara utan att det är utrett och beslutat. Varje förvaltning har en informationshanteringsplan som beskriver hur personuppgifter, information, ärenden och handlingar ska hanteras. Där uppges instruktioner och information ifall uppgifterna ska bevaras för all framtid eller gallras efter en viss tid.
Offentlighets- och sekretesslagen
Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400) är en av våra svenska grundlagar som innehåller bestämmelser om myndigheters handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Lagen innehåller vidare bestämmelser om tystnadsplikt i det allmännas verksamhet och om förbud att lämna ut allmänna handlingar. Det kan vara allmänna handlingar som innehåller sekretessbelagda uppgifter. Uppgifter i en allmän handling som omfattas av sekretess betyder att uppgiften inte får spridas eller röjas på något sätt. Vid varje efterfrågan om allmänna handlingar sker en men-/sekretessbedömning för att avgöra om handlingen kan lämnas ut i sin helhet, måste maskas eller nekas helt. Varje beslut att inte lämna ut en handling kan överklagas av den som gjort förfrågan.
Tryckfrihetsförordningen
Tryckfrihetsförordningen (SFS 1949:105) syftar till att säkerställa ett fritt meningsutbyte, en fri och allsidig upplysning och ett fritt konstnärligt skapande. Den syftar också till att offentliggöra allmänna handlingar och i övrigt lämna uppgifter i vilket ämne som helst. Kommuner förvaltar allmänna handlingar och måste lämna ut dem vid förfrågningar enligt offentlighetsprincipen. Rätten att ta del av allmänna handlingar begränsas dock om det krävs med hänsyn till exempelvis rikets säkerhet, intresset av att förebygga eller beivra brott och skyddet för den enskildas personliga eller ekonomiska förhållanden med mera.
Andra lagar som styr
Plan- och bygglagen, Miljöbalken, Livsmedelsförordningen och Arkivlagen är några av de lagar som styr vår verksamhet inom miljö- och samhällsbyggnadsförvaltningen.
Behöver du framföra klagomål?
Har du klagomål eller inte är nöjd med hur vi behandlar dina personuppgifter vänder du dig i första hand till den verksamhet som behandlar uppgifterna. Blir du inte nöjd med det som händer efter det, eller har frågor och funderingar som handlar om detta kan du ta kontakt med Hedemora kommuns dataskyddsombud, dataskyddsombud@hedemora.se.
Är du fortfarande inte är nöjd med hur Hedemora kommun sköter ditt ärende efter det, har du rätt att skicka ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten, imy@imy.se.