Valnämndens hantering av personuppgifter
Röstmottagare ingår som uppdragstagare till valnämnden i Hedemora kommuns organisation för att medverka i val.
Valnämnden i Hedemora kommun är personuppgiftsansvarig för insamling och behandling av de personuppgifter som du lämnar in via intresseanmälan att medverka i val samt vid kontakt.
En personuppgift är något som kan kopplas till en nu levande människa. Det kan vara namn, personnummer, postadress, e-postadress, fotografi eller röstinspelning eller något annat som kan kopplas till en person.
Innan vi hanterar personuppgifter så anmäler vi personuppgiftsbehandlingar som beskriver hur vi hanterar uppgifterna. Det kan vara information om var de förvaras, om de ska gallras eller bevaras och vilka sorts uppgifter som samlas in. För att göra en personuppgiftsbehandling måste vi ha laglig rätt att genomföra den. De flesta behandlingar som Valnämnden genomför sker inom myndighetsutövning.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
Vi behöver dina uppgifter ifall du exempelvis vill hjälpa till vid ett pågående val och bli röstmottagare och arbeta med förtidsröstning eller röstning i vallokal på valdagen.
För att kunna registrera dig som potentiell valfunktionär korrekt måste vi samla in dina personuppgifter. När du kontaktar kommunen via e-post, använder våra e-tjänster eller liknande så lagras personuppgifterna du uppger så att vi ska kunna kontakta dig för svar. Kommunen behöver också dina uppgifter för att uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag.
Personuppgifterna har du oftast lämnat själv
Personuppgifterna som samlas in om dig kommer från de uppgifter som du själv givit valnämnden. Valnämnden kan även komma att hämta in uppgifter om personnummer och adress från folkbokföringen hos Skatteverket.
Uppgifter som vi behöver hämta
De personuppgifter som samlas in och behandlas är:
- Namn
- Adress
- E-postadress
- Personnummer
- Telefonnummer
- Uppgift om eventuella erfarenheter
- Uppgift om dina språkkunskaper
- Uppgift om tillgång till bil
Valnämnden behandlar personuppgifterna för att:
- tillhandahålla information som behövs för planering, hantering av bemanning och uppföljning av genomförande av val.
- registrera att du genomgått den obligatoriska utbildningen, som krävs som röstmottagare, i valnämndens valadministrativa IT-system Kaskelot Online.
- du ska kunna bekräfta eller avböja erbjuden placering i det valadministrativa systemet.
- lagra dina kontaktuppgifter i det valadministrativa systemet för att kunna administrera din placering till aktuellt valdistrikt.
- kunna ge dig möjlighet att själv korrigera dina uppgifter under ”Mina sidor” i det valadministrativa systemet.
- ge andra röstmottagare i det valdistrikt du kommer att arbeta i möjlighet att kontakta dig genom att ditt namn, mobiltelefonnummer och placering vid valförrättning kommer att finnas tillgänglig för dom i det valadministrativa systemet.
- kunna utbetala arvode och eventuell reseersättning till dig och betala in skatt och sociala avgifter till Skatteverket.
- ge tjänstepersoner i valkansliet möjlighet att kontakta dig.
Personuppgiftbehandlingen sker med stöd av den rättsliga grunden Avtal som återfinns i artikel 6.1 (b) i dataskyddsförordningen (GDPR) för att kunna fullgöra och administrera de skyldigheter som valnämnden har som uppdragsgivare och uppgifter som är nödvändiga för att valverksamheten ska fungera.
Personuppgiftsbehandlingen sker även med stöd av den rättsliga grunden Samtycke som återfinns i artikel 6.1 (a) i dataskyddsförordningen (GDPR) för att kunna lagra dina personuppgifter i det valadministrativa IT-systemet Kaskelot Online, som innebär att en tredjelandsöverföring sker.
Kommunanställda som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och ärenden kommer ta del av dina personuppgifter. I vissa fall lämnas dina personuppgifter till organisationer utanför kommunen såsom andra myndigheter.
Kommunen har även avtal med så kallade personuppgiftsbiträden. Valnämndens personuppgiftsbiträde Precio Fishbone AB för det valadministrativa systemet Kaskelot har tillgång till dina uppgifter.
Dina personuppgifter kan finnas i allmänna offentliga handlingar som kan begäras ut enligt Offentlighetsprincipen. Innan uppgifterna lämnas ut sker alltid en bedömning om uppgifterna skyddas av eventuell sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen.
Så länge de behövs i verksamheten kommer dina personuppgifter behandlas.
Personuppgifterna kommer senare att hanteras enligt gällande lagkrav och gallringsregler och gallringsbeslut som kommunen följer eller har bestämt. Eftersom personuppgifter som kommer in till kommunen i regel blir allmänna handlingar så får inte kommunen gallra eller bevara dessa uppgifter hur som helst.
Varje förvaltning eller enhet har en dokumenthanteringsplan som beskriver hur ärenden och handlingar ska hanteras. Där uppges information ifall uppgifterna ska bevaras för all framtid eller gallras efter en viss tid.
Vi använder inte automatiserande beslutsfattande inom Valnämnden.