Kommunstyrelsens hantering av personuppgifter
Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för dina personuppgifter som du lämnar in vid kontakt.
En personuppgift är något som kan kopplas till en nu levande människa. Det kan vara namn, personnummer, postadress, e-postadress, fotografi eller röstinspelning eller något annat som kan kopplas till en person.
Innan vi hanterar personuppgifter så anmäler vi personuppgiftsbehandlingar som beskriver hur vi hanterar uppgifterna. Det kan vara information om var de förvaras, om de ska gallras eller bevaras och vilka sorts uppgifter som samlas in.
Varför behandlar vi dina personuppgifter?
För att kunna handlägga ditt ärende korrekt måste vi samla in dina personuppgifter. När du kontaktar kommunen via e-post, använder våra e-tjänster eller liknande så lagras personuppgifterna du uppger så att vi ska kunna kontakta dig för svar. Kommunen behöver också dina uppgifter för att uppfylla kommunens skyldigheter enligt lag.
Personuppgifterna har du oftast lämnat själv
I de flesta fall har du själv lämnat in dina personuppgifter till oss för att hantera ett ärende för dig. Ibland kan de ha kommit in från någon annan än dig själv, såsom andra myndigheter. Kontakta kommunen om du har frågor om var dina personuppgifter har inhämtats från.
Uppgifter som vi behöver hämta
Beroende på ärendets karaktär när du kontaktar kommunen kan vi komma att hämta in olika personuppgifter. Majoriteten av personuppgifterna som inhämtas kommer från den registrerade själv. Ibland kan uppgifter komma att hämtas från andra myndigheter, exempelvis Skatteverket, Kronofogden, andra kommuner, Regionen, Bolagsverket eller andra allmänna källor.
För att göra en personuppgiftsbehandling måste vi ha laglig rätt att genomföra den. Eftersom kommunstyrelsen är en myndighet så sker de flesta behandlingar inom myndighetsutövning.
Vi behöver dina personuppgifter om du exempelvis behöver hjälp med en specifik fråga, har en faktura till eller ska få en faktura från kommunen, har ett medborgarförslag, driver ett företag och vill komma i kontakt med kommunens näringslivsenhet, är elev på någon av kommunens skolor och behöver en mejladress eller ansöker om jobb hos kommunen.
För de uppgifter som hämtas in av kommunens olika verksamheter är samtycke från dig i de flesta fall inte nödvändigt. Det beror på att uppgifterna används i samband med exempelvis myndighetsutövning, för att kunna fullgöra en skyldighet som åligger kommunen eller att ett avtalsförhållande föreligger.
Som exempel kan sägas att när det är kommunens skyldighet att enligt lag erbjuda möjligheten till vissa tjänster så har kommunen rätt att behandla personuppgifter om dig för att uppfylla sina krav enligt lag (rättslig förpliktelse).
Vid all myndighetsutövning har kommunen rätt att hantera dina personuppgifter. Vissa tjänster kan kommunen erbjuda trots att det inte finns ett särskilt lagkrav. När du väljer att ta del av de tjänsterna får kommunen behandla dina personuppgifter för att uppfylla ett så kallat allmänt intresse. Om du har ett avtal med kommunen så får kommunen hantera dina personuppgifter för att kunna fullgöra avtalet.
Kommunanställda som behöver uppgifterna för att kunna utföra sina arbetsuppgifter och ärenden kommer ta del av dina personuppgifter. Beroende på ärendetypen så kan det vara handläggare, personaladministration, ekonomer med flera.
I vissa fall lämnas dina personuppgifter till verksamheter utanför kommunen såsom Skatteverket eller Försäkringskassan. Kommunen har även avtal med så kallade personuppgiftsbiträden. Dessa tar också del av uppgifterna när behovet finns.
Dina personuppgifter kan finnas i allmänna offentliga handlingar som kan begäras ut enligt Offentlighetsprincipen. Innan uppgifterna lämnas ut sker alltid en bedömning om uppgifterna skyddas av eventuell sekretess enligt offentlighet- och sekretesslagen.
Så länge de behövs i verksamheten kommer dina personuppgifter behandlas. Personuppgifterna kommer senare att hanteras enligt gällande lagkrav och gallringsregler och gallringsbeslut som kommunen följer eller har bestämt.
När personuppgifter som kommer in till kommunen i regel blir allmänna handlingar så får inte kommunen gallra eller bevara dessa uppgifter hur som helst. Varje förvaltning eller enhet har en dokumenthanteringsplan som beskriver hur ärenden och handlingar ska hanteras. Där uppges information ifall uppgifterna ska bevaras för all framtid eller gallras efter en viss tid.
Kommunen använder inte automatiserande beslutsfattande inom kommunstyrelseförvaltningen.